Le vote par correspondance, attention aux pièges

Écrit par :

Jean-Marc Welsch
Co-fondateur immosquare Europe

Des assemblées 100% par correspondance, est-ce possible ?

Oui, c’est légal temporairement et possible mais est-ce souhaitable ? En effet, comment justifier auprès des copropriétaires de l’impossibilité de tenir une assemblée à distance ?

Nous pensons que c’est une anomalie de ne pas utiliser les moyens technologiques disponibles et face à ce défi, nous retrouvons 2 catégories de professionnels : ceux qui réagissent à la crise sanitaire en innovant et les autres.

Et croyez-le ou non, les syndics qui ont fait le pas de l’assemblée connectée sont remerciés par les copropriétaires qui vivent, en très grande majorité, positivement cette évolution dictée par la crise sanitaire.

A propos du délai de 3 jours francs avant la date de l’assemblée pour la réception des bulletins de vote.

AG-CONNECT est une plateforme 100% digitalisée et chaque copropriétaire possède son accès avec la gestion de sa participation :

En présentiel (lorsque c’est permis)
À distance
Par correspondance
Ou en donnant procuration.

Sur la plateforme les votes sont enregistrés en temps réel et le copropriétaire peut modifier sa participation et ses intentions de vote jusqu’à l’ouverture de l’assemblée. Il peut même reprendre sa procuration en cours d’assemblée ou avoir voté par correspondance et finalement se présenter à l’assemblée !

Certains professionnels nous interpellent en disant : Attention vous devez clôturer les bulletins de vote, 3 jours francs avant l’assemblée.

En réalité, le législateur dit :

“Art. 9 bis. – Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion.
« Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi. »

Donc si le syndic doit gérer « manuellement » le vote par correspondance, il faut qu’il soit reçu 3 jours avant afin d’éviter l’effet élection Américaine !

Mais à contrario, la loi ne dit rien sur une plateforme web qui permettait l’enregistrement automatique des votes par correspondance. Ce qui laisse la place à notre interprétation, à savoir :

Si le copropriétaire utilise AG-CONNECT, il peut modifier/retirer/ajouter son vote par correspondance jusqu’à l’heure de l’ouverture de la salle.

Pour les bulletins transmis au Syndic qui doivent être enregistrés manuellement par le syndic, effectivement ils doivent l’être au plus tard trois jours francs avant la réunion.

Et si la résolution est amendée en assemblée, quid des votes par correspondance ?

Il ne faut pas croire qu’il suffirait de ne pas tenir compte des votes par correspondances !

En effet, la loi dit

Article 17-1 A

Modifié par Ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 - art. 35

…/
Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
/…

Cela veut dire que si un copropriétaire a voté, par correspondance, en faveur du « OUI » et que cette résolution est amendée en cours de séance, le copropriétaire est considéré comme défaillant pour cette résolution.

Cela implique donc que les votes NON et ABSTENTION sont maintenus et que les OUI sont considérés comme défaillants, donc absents au moment du vote de cette résolution.

N’hésitez pas à exploiter toutes les ressources d’AG-CONNECT pour tenir votre assemblée en toute sécurité !